Nowoczesne biura kojarzą się z zazwyczaj z biurkami, komputerami oraz drukarkami, do których regularnie podchodzą pracownicy. W poniższym artykule chcemy zwrócić uwagę na drobniejsze materiały biurowe, bez których żadna firma nie może się obejść. Im większe biuro, tym bardziej zróżnicowane potrzeby. Co warto wiedzieć przy okazji zakupów materiałów do biura? Zapraszamy do lektury.
Materiały biurowe, czyli co?
Termin materiały lub artykuły biurowe zawiera w sobie w tak naprawdę wszystko co jest niezbędne pracownikom do wykonywania codziennych zadań. W praktyce jednak istnieje podział na materiały biurowe, których używany na co dzień i na te, które są potrzebne od czasu do czasu.
Bez wątpienia do najpopularniejszych i najczęściej kupowanych materiałów biurowych należą:
1. Papier do drukarki i ksero
Pomimo że coraz częściej odchodzi się od drukowania na rzecz dokumentów elektronicznych, w każdym biurze od czasu do czasu niezbędne jest wydrukowanie lub powielenie jakiegoś dokumentu. Papieru do drukarek nigdy nie powinno zabraknąć.
2. Tonery do drukarek.
Jeśli mamy je w biurze, na liście regularnych zakupów muszą znaleźć się również tusze do drukarek.
3. Drobne artykuły do pisania, rysowania, zaznaczania
Zaliczamy do nich wszelkiego rodzaju długopisy, ołówki, markery, korektory, zszywacze.
4. Tablice do pisania, tablice korkowe
Obie są niezwykle przydatne, ale same są niewiele warte. Markery, gąbki, pineski, magnesy. To te drobne czynią je w pełni funkcjonalnymi.
Specyfika firmy wpływa na jej zakupy
Nie ulega wątpliwości, że branża, w której działa firma ma bezpośredni wpływ na ilość i rodzaj dokonywanych zakupów. Materiały biurowe w firmie księgowej będę mocno różniły się od materiałów w firmy zatrudniającej programistów, z których część pracuje zdalnie. Inny przykład to agencja reklamowa, gdzie na co dzień pracuje kilkanaście osób kontra firma składająca się głównie z handlowców w terenie. W dużych firmach powstają dedykowane stanowiska pracy do spraw zaopatrzenia w materiały biurowe. Wbrew pozorom bieżący dostęp do wszystkich potrzebnych artykułów biurowych wpływa bezpośrednio na efektywność wykonywanej pracy. Osoba odpowiedzialna za tego typu zakupy ma do dyspozycji szeroką ofertę sklepów, które dostarczają materiały do biura. Wystarczy poszukać w sieci frazy typu materiały biurowe olnine, wysłać do sklepu stosowne zamówienie i czekać na dostawę. W dłuższej perspektywie daje to dużą oszczędność zarówno czasu i pieniędzy. Stali klienci, robiący regularne zakupy materiałów mogą liczyć na specjalne ceny i korzystne warunki płatności.
Czy warto kierować się najniższą ceną za materiały biurowe?
Nie ulega wątpliwości, że wyposażenie biura we wszystkie niezbędne artykuły wspierające pracowników jest sporym wydatkiem. Nie warto jednak za wszelką cenę szukać na tym polu oszczędności. Oczywiście jak podczas każdych zakupów należy stawiać na jakość, a nie jedynie cenę. Każdy z nas doskonale zna sytuację, w której dał się skusić niską ceną za dowolny towar. Bardzo często niska cena ma bezpośredni wpływ na szybkie zużycie lub zepsucie się zakupionego towaru. W przypadku artykułów biurowych zakup najtańszych urządzeń np. drukarki, może sprawić, iż przy intensywnej eksploatacji szybko odmówi ona posłuszeństwa. Doskonałym przykładem, że nie warto oszczędzać za wszelką cenę są firmowe długopisy. Zna je chyba każdy. Są zazwyczaj kupowane w dużych ilościach bez dbałości o trwałość. Ich jakość jest tak niska, że szybko zaczyna ich znów brakować. W ostatecznym rozrachunku czas poświęcony na naprawy i kłopoty wynikające z niesprawnych urządzeń mogą skutecznie zniwelować ewentualne oszczędności uzyskane podczas ich zakupu.